¿Quién no ha dicho alguna vez que el día debería tener más horas? Lo cierto es que 24h son suficientes, esto tiene más que ver con cómo gestionamos ciertos asuntos: las reuniones, interrupciones o el desorden son algunos de ellos, que nos restan minutos e incluso horas de trabajo efectivo.
Detectar estos ladrones de tiempo nos ayudará a combatirlos:
Correo electrónico
Estar pendiente del correo todo el día reduce tu capacidad de concentración en otras tareas. Tienes que empezar a ver el email como una simple herramienta, así que te recomendamos que lo mires a primera hora de la mañana, después de comer y antes de salir por la tarde. Esto te permitirá que puedas centrarte realmente en tus tareas.
Desinstala cualquier notificador. Lo único que conseguirás es introducir un interruptor en tu flujo de trabajo.
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Reuniones
Hay que entrar en ellas con una orden del día y procurar ceñirse para evitar divagaciones que alarguen el encuentro innecesariamente. Si la reunión depende de ti, prepara un esquema con los temas a tratar y envíalo a los compañeros para que puedan prepararlos.
Hay algunos trucos para que las reuniones no se alarguen, como hacerlas de pie en lugar de sentados. Así se evita que la comodidad prolongue el encuentro.
Interrupciones
“¿Puedes ayudarme con este asunto un segundo?” Seguro que alguna vez algún compañero te ha dicho esta frase. Piensa que al detener una actividad tardamos entre 10 o 20 minutos en volver a estar igual de concentrados.
Las interrupciones rompen tu ritmo de trabajo, intensidad y concentración. Si la ocasión lo permite, pospón esa ayuda cuando a ti te venga bien.
Ordenador
Aunque el ordenador parezca tu mejor aliado, en muchas ocasiones puede ser tu peor enemigo. Existen algunos programas que te permiten monitorizar tu propio PC, y al final del día ver cómo lo has utilizado, que tiempo has dedicado a cada tarea, etc. Teniendo estos datos, puedes darte cuenta de las veces que te escapas de tus verdaderas tareas.
Desorden
Si destinamos unos pocos minutos cada día a archivar nuestros documentos, nos evitaremos perder horas buscando un papel por la mesa. Cuesta llevarlo a la práctica, pero mejorará nuestra productividad.
Comunicación ineficaz
Si no transmitimos mensajes claros es muy posible que los demás realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida de tiempo. Debemos comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos trasladarle. De la misma forma, hay que escuchar con atención y preguntar si no entendemos cualquier cuestión.
