En el entorno laboral, las reuniones suelen ser un elemento importante para coordinar proyectos, generar y proponer ideas o solucionar problemas. Sin embargo, no todas las reuniones son necesarias ni efectivas. Algunos profesionales piensan que la mayoría de estos encuentros son una pérdida de tiempo, ya que ralentizan muchos procesos.
Lo habitual es encontrarnos con reuniones organizadas de forma precipitada y sin poder poner atención a su preparación. También es normal que en las convocatorias sólo se exponga más que el lugar, la hora de la reunión y, en los mejores casos, el tema genérico a tratar.
A continuación, te damos algunas pautas clave para lograr que las reuniones tediosas sean más productivas:
Objetivos de la reunión
Un error bastante común es que los líderes de la reunión asuman que todo el mundo sepa el propósito de la misma. Así que previamente se deben definir de forma clara los objetivos y los resultados que esperamos obtener.
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Orden del día
Por regla general, cada reunión debe tener una agenda con los temas a tratar, el orden (preferiblemente de mayor a menor), el tiempo para cada uno y su responsable. El documento debe ser claro, conciso y coherente.
Convocatoria
Sólo se deben invitar a aquellas personas que estén realmente implicadas en el proyecto. Se ha de convocar con suficiente antelación para que puedan organizar sus agendas y puedan prepararse la reunión. Además de proporcionarles toda la información necesaria, incluyendo documentación en forma de anexos, links, etc.
Duración de la reunión
Una reunión debe tener hora de inicio y hora de finalización, asignando tiempos a cada apartado. Es importante mantenerlos y cumplir el tiempo total previsto. La figura del moderador (¡no tiene porque ser el convocante ni el jefe!) debe controlar estos tiempos y los contenidos para que no se excedan de lo planificado ni se vuelvan a puntos ya tratados. Si aparecen otros temas importantes, los dejaremos en standby para discutirlos en otro momento.
Involucración de los miembros
Las reuniones pueden llegar a tambalearse cuando sólo participan y dominan las discusiones unos pocos. El líder deberá involucrar a cada miembro para garantizar la sinergia del grupo.
Diagramas, cuadros y gráficos
Totalmente cierto es que una imagen vale más que mil palabras, sobre todo en las reuniones. El uso de diagramas, cuadros y gráficos en vez de páginas llenas de texto reduce la duración de la reunión en hasta un 28%.
Puntos de acción, responsables y fechas de compromiso
Cada reunión debe finalizar con una descripción de las acciones a tomar, señalando quién es el responsable y cuándo se deben cumplir los objetivos.
Medición de las reuniones
Muchas veces las primeras reuniones de cualquier proyecto suelen ser las menos eficaces, ya sea por nuevas incorporaciones, el desconocimiento de las funciones o las circunstancias. Medir periódicamente la eficacia, nos servirá para mejorar los puntos débiles en futuros encuentros.
